Come tenere traccia delle spese della tua attività

tenere traccia delle spese

Se hai il regime forfettario, non devi tenere per legge una vera contabilità, ed è possibile che tu faccia fatica a tenere traccia delle spese della tua attività.

Il controllo delle proprie spese è un tema molto importante nel mio lavoro, perché è fondamentale per gestire bene, e far crescere, la propria attività. Puoi infatti trovare sul mio canale Youtube i miei consigli per tenere traccia delle tue spese.

Riuscire a gestire bene entrate e uscite richiede però anche diverse competente di tipo organizzativo. Per questo motivo, ho chiesto a una professional organizer, Chiara Battaglioni, di darci il suo punto di vista.

Vediamo quindi come ha risposto ad alcune delle domande più comuni di freelance e piccole attività!

Ciao Chiara, ti chiedo innanzitutto di raccontarci qualcosa di te e del tuo lavoro.

Come professional organizer lavoro a fianco dei freelance per allenare le loro capacità organizzative, tramite consulenze individuali personalizzate e percorsi formativi.

Contribuisco inoltre a diffondere la cultura dell’organizzazione personale, sul lavoro e nella vita quotidiana, attraverso il mio sito www.chiarabattaglioni.it e il lavoro che svolgo per APOI, l’Associazione dei Professional Organizers italiani, di cui sono associata Senior e membro del consiglio direttivo.

Ho vissuto in prima persona la sensazione di perdere il controllo e la passione nel mio lavoro: credo fortemente nell’organizzazione, come strumento per recuperare la libertà di fare quello che si ama. Per questo motivo, aiuto i freelance a creare il tempo di qualità che desiderano, eliminando gli sprechi, focalizzando le energie, fisiche e mentali, risparmiando spazio e denaro, per ritrovare la motivazione nel proprio lavoro.

Partiamo subito con una delle domande più gettonate tra le partite IVA in regime forfettario: “Da dove comincio se non ho mai tenuto traccia delle spese della mia partita IVA?”

Dal definire le categorie di spesa. Il concetto di categoria è uno dei più importanti quando si parla di organizzazione personale (non solo delle spese).

Dal greco katēgoría, che significa ‘attributo, predicato’, la categoria rappresenta una caratteristica comune che definisce un insieme di elementi.

È uno strumento che ti aiuta a rendere la complessità della realtà più leggibile, perché la riduce a degli insiemi più gestibili che trattano, secondo un attributo comune, singoli elementi che presi da soli sarebbero troppi e troppo diversi.

Per esempio, sapere quanto ho speso nella categoria “formazione” è molto più semplice (e probabilmente anche più interessante) che non sapere quanto ho speso in libri su Amazon, in corsi su Udemy o persino singoli corsi comprati da singoli fornitori.

Il secondo aspetto importante delle categorie è che sono una lettura soggettiva a partire da dati oggettivi. Cosa intendo? Che non esistono categorie giuste o sbagliate, ma solo categorie che hanno senso per te.

È possibile che noi freelance condividiamo alcune categorie (l’esempio della formazione è calzante, tanto quanto le spese di manutenzione e hosting del sito web) ma ciò che conta è la definizione delle tue personali categorie di spesa.

Cosa ti interessa sapere a fine dell’anno? Ecco, rispondi a questa domanda per iniziare e compila una bella lista di categorie.

Passiamo a un altra domanda molto diffusa, soprattutto in questo periodo dell’anno: “Il 1° gennaio ho messo come obiettivo del 2021 di gestire meglio le mie spese, ma non ho ancora fatto nulla perché sono una procrastinatrice seriale, come posso fare per sbloccarmi?”

La lista delle categorie è sicuramente un primo passo: facile, veloce e indolore.

Poi puoi impostare un paio di strumenti che ti aiutino a tenere traccia delle singole spese.

Prima predisponi quello che ti serve e solo dopo inizia a registrare: molti buoni propositi si perdono proprio perché non si “semina” il terreno prima di partire.

Vediamo adesso qualche aspetto pratico. Quali strumenti funzionano bene per tracciare le uscite dei freelance in regime forfettario?

Online si trovano app che funzionano bene (es. Splitwise o Monefy), il Kakebo è un sistema conosciuto e prolificano i gestionali (che sono sicuramente uno strumento importante per chi gestisce un business).

Ma nonostante questo, nessuno mi staccherà mai dal mio adorato Excel (sì, ho un debole per i fogli di calcolo). Il motivo è molto semplice: lo posso progettare a mia immagine e somiglianza.

E poi ci sono le tabelle pivot, che se non le conosci, ti invito a farlo (da quando Donata Columbro ne parlò in un ormai lontano 2019 in un talk al Freelance Camp per me è stato amore a prima vista).

In un Excel registro i dati che voglio io, imposto le colonne come desidero, aggiungo comodissimi elenchi da cui andare a pescare, per esempio, le categorie con la funzionalità “Convalida dei dati” e una volta che ho registrato tutto, mi bastano due click e con una tabella pivot leggo i dati aggregati e scopro che in un anno ho speso quasi 400€ in gelati (storia di vita vera, la mia!)

Insomma, il gestionale è ok. Anzi, ci vuole proprio (soprattutto se hai scelto di emettere fatture elettroniche). Ma il controllo che ho sul mio Excel nessuno strumento progettato da altr3 avrà mai la stessa utilità ed efficacia.

Quando si tiene traccia delle spese, quali dati si dovrebbero raccogliere?

Essendo una cosa altamente personalizzabile può variare molto da persona a persona. L’importante è chiederti sempre “cosa mi interessa sapere?” e raccogliere i dati di conseguenza.

Quello che posso condividere qui è quello che registro io:

  • Mese della spesa
  • Importo
  • Fornitore
  • Categoria (molto importante!)
  • Conto da cui è uscita la spesa (perché ne ho due diversi)

10/15 minuti di registrazione ogni settimana e il gioco è fatto. A prova di procrastinatrice seriale 😉

Dove è possibile trovarti online per approfondire tutti questi temi?

Oltre che sul mio sito www.chiarabattaglioni.it, potete trovarmi qui:

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Chiara Battaglioni Professional Organizer
@Instagram:
@chiarabattaglioni

GIULIA RONCORONI

Sono Giulia Roncoroni e il mio lavoro è accompagnarti nel lancio e nello sviluppo della tua idea di business.
Il mio obiettivo è far sì che le preoccupazioni e le difficoltà della partita Iva abbiano il più piccolo impatto possibile sulla tua quotidianità.
Così che tu possa usare il tuo tempo e le tue energie per sviluppare le tue idee e le tue creazioni, fare felici i tuoi clienti e, perché no, vivere la tua vita!

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