Questo articolo si inserisce nel percorso iniziato un paio di mesi fa con l’obiettivo di iniziare a pianificare entrate e uscite e rispondere a due domande fondamentali:

“qual è il reddito che ho davvero a disposizione?”

“come posso gestire meglio entrate e uscite per raggiungere i miei obiettivi?”

Per rispondere alla prima domanda siamo partiti dalla costruzione del budget dell’attività lavorativa. Qui ho spiegato come puoi creare il tuo primo budget, e qui come e perché dovresti iniziare ad accantonare in anticipo le somme per imposte e contributi.

Oggi vediamo il primo step necessario per rispondere alla seconda domanda, ovvero come gestire meglio entrate e uscite per raggiungere i tuoi obiettivi, focalizzandoci sulle uscite relative alla vita privata e familiare.

Fare il punto delle uscite

In teoria, dovresti fissare un budget delle spese da sostenere mese per mese, in modo tale da coprire tutte le spese fisse e inevitabili, soddisfare i tuoi bisogni e desideri e lasciare un buon margine per il risparmio e gli obiettivi di lungo termine, oltre ad un fondo per gli imprevisti.

Questo processo non è affatto semplice, soprattutto se è la prima volta che prendi in mano la tua situazione finanziaria. Infatti, con l’esperienza ho capito che difficilmente quello che pensiamo di spendere in un mese o un anno corrisponde alla realtà dei fatti. Come fare quindi? Il mio consiglio è quello di segnare giorno per giorno e per un periodo di qualche mese le spese che sostieni, per avere dei dati solidi da cui partire. Vediamo come.

Il primo step è semplicissimo: prendi un foglio di carta ed elenca tutte le spese che sostieni periodicamente, indicando importo e periodicità. Ad esempio, l’affitto lo paghi ogni mese, le bollette ogni due mesi, l’assicurazione della macchina una volta all’anno e così via. Questo elenco deve essere:

  • dettagliato: ogni tipologia di spesa va indicata separatamente
  • preciso: indica la cifra che si avvicina il più possibile a quella reale, anche se non sarà esattamente quella che sosterrai (ad esempio, le bollette dell’elettricità variano facilmente da una all’altra)
  • esaustivo: dovrebbe includere il 100% delle spese che sostieni, quindi anche caffè e altre piccole spese

A questo punto, utilizza l’elenco che hai preparato per stabilire delle categorie di spesa nelle quali potrai far rientrare le spese che sosterrai effettivamente. Nel creare le categorie, distingui innanzitutto tra spese per beni necessari e spese per beni non necessari, così che, alla fine del lavoro, saprai già su quali voci è più facile agire.

Attenzione però: spesso anche le spese per beni necessari possono essere ridotte, anche se non possono essere azzerate completamente. Ad esempio, potresti cambiare fornitore per ridurre le bollette, chiedere altri preventivi per l’assicurazione della macchina ecc.

Dopo aver distinto le spese fra necessarie e non necessarie, suddividile per aree di competenza. Di seguito ti propongo un elenco di possibili aree in cui suddividere le tue spese, è una semplice proposta che puoi adattare alla tua vita e alla tua famiglia:

Spese per beni necessariSpese per beni non necessari
Mutuo o affitto: questa è probabilmente la voce più grossa che hai, quindi puoi lasciarla da sola Abbigliamento, cosmesi ed estetica in genere: alcune spese incluse in questa categoria possono sembrare necessarie, ma non lo sono quasi mai
Altre spese relative alla casa: spese condominiali, bollette, assicurazione sulla casa, tributi locali Bar, ristoranti, aperitivi ecc.
Spese relative ad auto e moto: rate del finanziamento, assicurazione, bollo, carburante, parcheggi, autostrade, manutenzione Spese per il tempo libero: sport, viaggi, gite, hobby ecc.
Beni alimentari e igiene personale Regali e donazioni
Spese mediche e farmaci

Potresti anche inserire categorie specifiche per eventi straordinari che richiedono somme importanti (ad esempio il tuo matrimonio o l’acquisto di mobili per una casa nuova o da rinnovare).

Tracciare le spese

Adesso che hai individuato le categorie in cui suddividere le tue spese, non ti resta che tenerne traccia per un periodo di qualche mese. Puoi anche fare il conto delle spese che hai sostenuto nei mesi passati, ma non è facile ricostruire le uscite a posteriori.

È molto più facile iniziare da una certa data (e l’inizio dell’anno è un ottimo momento!) e tracciare le tue spese ad esempio per i successivi 3 mesi, prima di fare il punto e analizzare i dati che hai raccolto.

Se non lo hai mai fatto, non è semplice star dietro a tutte le spese, quindi provo a darti qualche consiglio pratico.

  • La memoria delle spese che abbiamo sostenuto si cancella molto velocemente, quindi almeno all’inizio prova ad annotare le spese giorno per giorno.
  • Può aiutare anche ridurre il più possibile l’uso dei contanti. Se non ne usi infatti può essere sufficiente verificare settimanalmente i movimenti del conto corrente e della carta di credito e suddividerli per categorie. Sarà la banca a ricordarsi per te che cosa hai speso.

Che strumento usare per annotare le spese? Meglio un quaderno, un file excel o una app? È una scelta molto soggettiva. Personalmente, ho iniziato ad annotare le spese con un semplice quaderno a quadretti, con lo scopo principale di tenere traccia delle spese pagate da me e dal mio (futuro) marito quando abbiamo iniziato a convivere. Sul quaderno segnavamo anche la tipologia di spesa, ma dover fare tutte le somme a mano rendeva il lavoro lungo e noioso.

Con un file excel invece è tutto più veloce, perché le somme le fa il computer. Se però non sei in confidenza con questo strumento puoi partire con la carta. In questo caso, puoi anche acquistare un quadernetto già impostato per tenere traccia delle spese, come il Kakebo. Ti evita l’impostazione del layout da zero e consente di solito un certo margine di personalizzazione.

Esistono anche molte app ideate per tenere traccia delle spese. Altre, anche se create per un diverso scopo principale, possono comunque aiutare anche ad appuntare le uscite. Personalmente non ho mai usato queste app, ma hanno il vantaggio di fare le somme da sole e di poter essere aggiornate ovunque, in tempo reale.

Analizzare i dati che hai raccolto

Dopo aver tenuto traccia di tutte le spese per un certo periodo, puoi analizzare i dati che hai raccolto, e confrontarli con l’elenco “a braccio” che avevi preparato all’inizio. Considera naturalmente se ci sono spese che sostieni solamente in un diverso periodo dell’anno, come le assicurazioni, o le vacanze.

A questo punto, puoi:

  • verificare quanto la tua consapevolezza iniziale (il primo elenco) fosse vicina o lontana dalla realtà
  • individuare le aree in cui spendi sensibilmente di più di quanto pensavi, che sono probabilmente le aree su cui puoi lavorare se vuoi cercare di risparmiare
  • capire quali spese non possono essere ridotte o comunque ritieni che vadano bene così, al fine di considerarle nel tuo budget personale

Il prossimo mese vedremo insieme come utilizzare queste informazioni per costruire un budget personale e familiare che ti consenta di raggiungere i tuoi obiettivi di risparmio e investimento. Nel frattempo…

Con la newsletter del mese di gennaio invierò un modello excel da cui potrai partire per impostare il budget della tua attività, il calcolo del reddito lordo, delle imposte (per minimi e forfettari) e dei contributi per il 2020.
Ci sarà anche una sezione dedicata alla gestione delle somme da accantonare senza doverle spostare fisicamente dal conto corrente.
Ti darò anche tutte le informazioni necessarie per personalizzare il file in base alle tue esigenze. In pratica, avrai uno strumento concreto da cui partire per impostare il lavoro, con la possibilità di adattarlo alla tua attività!

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