Dal 1° gennaio 2024, anche le partite IVA in regime forfettario sono sempre obbligate a fare le fatture in formato elettronico. In questo articolo ti spiego cosa sono e come funzionano le fatture elettroniche, e ti do le informazioni necessarie per farle senza stress!
Cos’è una fattura elettronica?
Iniziamo dal principio: una fattura elettronica non è semplicemente un file digitale, come un documento word, excel o pdf. Una fattura elettronica è un documento informatico compilato seguendo un tracciato ben preciso, e ha un formato specifico, chiamato XML.
Le fatture elettroniche non possono essere inviate direttamente via email o pec. Bisogna usare uno strumento apposito, un software o una piattaforma online, che invia i file al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.
Lo SDI è una sorta di server che riceve il file, lo controlla, e lo inoltra al cliente.
Quali software si possono utilizzare?
Per preparare e inviare le fatture elettroniche si può usare, in alternativa:
- la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate: https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/
- un software a pagamento
I software a pagamento, oltre a essere un po’ più pratici da utilizzare, offrono generalmente anche delle funzioni aggiuntive, come ad esempio una consultazione agevole delle fatture ricevute, la possibilità di indicare incassi e pagamenti, caricare manualmente altre spese ecc. Puoi quindi utilizzarli come una sorta di gestionale della tua attività, mentre la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate è costruita principalmente per permetterti di adempiere all’obbligo di legge, ovvero semplicemente creare e trasmettere le fatture elettroniche.
I software a pagamento quindi sono più comodi e completi, ma non sempre sono necessari. Se stai partendo ora, devi fare poche fatture e non senti la necessità di sfruttare le altre funzionalità, puoi benissimo iniziare a fare le tue prime fatture con la piattaforma gratuita.
Potrai comunque cambiare sistema di fatturazione in qualunque momento tu voglia.
Come fai a sapere quando devi inviare la fattura?
Le fatture devono essere emesse quando, sulla base dei criteri contenuti nella normativa IVA, l’operazione si considera effettuata. Questo (semplificando moooolto) si verifica:
- per le cessioni di beni: al momento del trasferimento della proprietà
- per le prestazioni di servizi: quando il servizio è stato reso, oppure il pagamento è stato effettuato
Per le vendite di prodotti fisici, di solito non ci sono grosse difficoltà. Per le prestazioni di servizi, invece, potresti operare in due modi, a seconda delle abitudini tue e del/la tuǝ cliente: puoi fare subito una fattura, con la quale richiedere il pagamento, oppure puoi emettere la fattura solo a pagamento avvenuto.
Nel primo caso, di fatto la data della fattura è, più o meno, a tua discrezione. Non puoi però mai andare oltre la data nella quale hai ricevuto il pagamento.
Tutti questi criteri si riferiscono alla data della fattura, ovvero quella data che è scritta sulla fattura, accanto al numero della fattura stessa.
La fattura elettronica però non va necessariamente spedita lo stesso giorno, ma lo devi fare entro 12 giorni. Quindi, ad esempio, puoi inviare entro il 12 febbraio una fattura con data 31 gennaio.
Cosa puoi inviare ai tuoi clienti?
Sia con la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, sia con i software a pagamento, puoi generare una versione della fattura in pdf, chiamata copia di cortesia, che puoi inviare via email ai tuoi clienti. Questo pdf non ha valore fiscale, ma può essere utile per:
- informare i tuoi clienti che hai spedito la fattura elettronica, ad esempio per sollecitare il pagamento
- dare una copia a clienti che non hanno la partita IVA, e non consultano quindi le proprio fatture elettroniche
- dare una copia a clienti esteri, dato che (al momento) le fatture elettroniche esistono solo in Italia
Le fatture elettroniche con il regime forfettario
Le fatture in regime forfettario hanno due particolarità.
La prima è che le prestazioni non sono soggette ad IVA. Quindi quando compili la fattura devi prestare attenzione ad indicare la aliquota 0% e il codice natura corretto. Il codice natura è un codice che indica la ragione (ovvero la normativa) in base alla quale la fattura non riporta l’IVA. Nel caso del regime forfettario, se le tue fatture sono emesse nei confronti di clienti italiani, dovrai indicare il codice natura N2.2. Se usi la piattaforma dell’agenzia delle entrate, trovi questa opzione indicata come “Non soggette – altri casi”.
La seconda particolarità è quella dell’imposta di bollo.
L’imposta di bollo
L’imposta di bollo va pagata per tutte le fatture di importo superiore a 77,47€, sulle quali non sia già stata applicata l’IVA.
Quindi, il bollo non si applica su tutte le fatture, ma solo su quelle che hanno importi:
- esenti IVA: come le fatture di medici, esami clinici e in generale tutte le prestazioni sanitarie
- fuori dal campo di applicazione dell’IVA: come ad esempio le fatture delle partite IVA in regime dei minimi o forfettario
Per le fatture elettroniche non si acquistano le marche da bollo in tabaccheria, ma si segue una procedura online, più semplice e veloce. L’imposta di bollo si paga infatti a posteriori, ogni 3 mesi, con un unico pagamento cumulativo dell’imposta dovuta su tutte le fatture emesse in un trimestre.
Il pagamento si può fare con un modello F24, oppure dal portale dell’Agenzia delle Entrate, chiedendo direttamente l’addebito sul conto corrente.
Come si ricevono le fatture elettroniche?
Nelle fatture elettroniche c’è un campo apposta in cui indicare il canale (chiamato codice univoco, codice destinatario o codice SDI) su cui il cliente riceve le fatture. Ci sono 3 alternative:
- Piattaforma dell’Agenzia delle Entrate: con lo stesso portale da cui mandi le fatture, puoi anche visualizzare quelle che ricevi. In questo caso, puoi dare ai tuoi fornitori il codice SDI “0000000”.
- Il software a pagamento che hai scelto: nella guida del software troverai indicato il codice specifico da dare ai tuoi fornitori. Il codice infatti non è univoco per singola partita IVA, ma è lo stesso per tutti gli utilizzatori di un determinato software.
- Una casella pec: in alternativa al codice SDI puoi far indicare ai tuoi fornitori la tua casella pec. Riceverai direttamente lì i file XML, che potrai scaricare e visualizzare tramite uno dei programmi gratuiti che puoi trovare facilmente online.
Come si compila in pratica una fattura elettronica?
Per capire meglio come funziona in pratica una fattura elettronica, e aiutarti a prepararne una, qui sotto trovi due video tutorial.
Nel primo, ti spiego passo passo come fare una fattura elettronica con la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate. Trovi anche tantissime indicazioni utili qualsiasi software tu scelga di utilizzare: come funziona il bollo, come inserire le ritenute e i contributi INPS o di una cassa professionale, come funziona la fase di controllo e accettazione delle fatture da parte dell’agenzia delle entrate.
Qui sotto, invece, trovi un tutorial per usare fattureincloud. Non prendo nessuna commissione per proporti questo software. L’ho scelto perché è estremamente diffuso fra le piccole partite IVA, sia freelance che imprese, ed è secondo me un buon esempio per farsi un’idea di come funziona un software di fatturazione.
