Organizzare i documenti della tua attività è un’attività noiosa, ma molto importante. Perché così sei sicura di non perderti nulla, ma non solo. Un archivio ordinato ti aiuta anche ad avere sempre pronti i documenti da inviare alla tua commercialista.
E se vuoi tenere una tua contabilità, che ti consenta di avere sempre piena consapevolezza della situazione della tua attività, un archivio ordinato e organizzato è fondamentale.
Ti do quindi qualche suggerimento pratico per gestire i documenti in modo efficace. Ovvero, in modo da ottenere i risultati che ti servono senza perdere troppo tempo.
Ogni documento nel posto giusto
Il primo consiglio che ti do è quello di organizzare l’archivio con un criterio ordinato e soprattutto che funzioni per te. Le categorie in cui suddividere i documenti e le modalità di archiviazione dipendono essenzialmente da te e dalla tua attività. Ti do però un piccolo elenco di categorie da cui partire:
- fatture di vendita
- fatture di acquisto
- altri documenti di spesa diversi dalle fatture
- documenti per la dichiarazione dei redditi che non riguardano la partita IVA
- quietanze di versamento di imposte e contributi
- copie di dichiarazioni e altri documenti che ti ha inviato la commercialista
Alcuni di questi documenti nascono cartacei, altri sono già elettronici. Hai quindi tre opzioni per gestire il tuo archivio.
Puoi decidere di archiviare tutto in modalità cartacea, stampando ciò che non lo è già. Oppure, puoi conservare tutti i documenti in formato elettronico, scansionando quelli cartacei.
Puoi anche decidere di tenere due archivi separati, uno cartaceo e uno elettronico. Sappi però che è il metodo più difficile da gestire, quindi valuta bene se nel tuo caso può funzionare.
Per organizzare i documenti in modo comodo e sicuro, è importante che finiscano nel posto giusto il prima possibile. In questo modo, non perdi documenti per strada e non ne accumuli troppi da archiviare, rendendo la loro gestione una terribile incombenza da rimandare all’infinito…
Stabilisci un unico punto di raccolta (cartaceo o elettronico) in cui mettere tutti i documenti man mano che li ricevi, la prima volta che ti capitano in mano.
Periodicamente, diciamo una volta alla settimana, prendi tutto quello che hai raccolto e inseriscilo nelle categorie corrette. Se tieni una tua contabilità, usa questa occasione per aggiornarla.
Una versione più articolata di questo principio la puoi trovare nel metodo GTD (Getting Things Done) di David Allen. È un metodo che serve per gestire, più in generale, tutte le cose da fare e da ricordare, ma trovo che alcuni pilastri di questo sistema si prestino molto bene anche alla gestione dei documenti.
Se vuoi approfondire ti consiglio di leggere il libro Detto, fatto! di David Allen. (Non è un link affiliato, solo un suggerimento spassionato!).
Cosa devo archiviare?
L’organizzazione e archiviazione dei documenti contabili e fiscali ha tre scopi principali:
- preparare ciò che devi trasmettere alla tua commercialista
- tenere traccia di ciò che ti serve per tenere la tua contabilità e aggiornare il tuo business plan
- rispettare gli obblighi di legge di conservazione dei documenti
Per quanto riguarda il primo punto, sarà la tua commercialista a spiegarti cosa devi raccogliere e inviarle periodicamente.
Il secondo punto è molto flessibile, ma coincide in gran parte con ciò che ti chiede la commercialista, oltre ad alcune informazioni aggiuntive relative a incassi pagamenti ecc. che, se non hai un regime di contabilità ordinaria, la tua commercialista non ti chiede.
Ad esempio, devi tenere traccia di ciò che devi ancora incassare o pagare, dei versamenti di imposte e contributi in scadenza nei prossimi mesi, dei movimenti del tuo conto corrente.
Il terzo punto invece dipende da che tipo di attività svolgi. In particolare, gli obblighi di legge sono diversi a seconda che tu lavori come professionista, come ditta individuale, o tramite una società.
In linea generale, i documenti da conservare sono quelli di cui abbiamo parlato nei primi due punti, con l’aggiunta degli altri documenti che riguardano la tua attività. Ad esempio: corrispondenza (anche email), contratti, ordini, documenti di trasporto, ecc.
Per quanto tempo lo devo tenere?
La legge stabilisce termini diversi per la conservazione dei vari documenti. In particolare, i documenti relativi alla contabilità, e alla partita IVA in generale, devono essere conservati per 10 anni. Questo vale sia per le scritture contabili vere e proprie che per tutte le fatture e gli altri documenti registrati in contabilità.
Per quanto riguarda invece le dichiarazioni dei redditi e le quietanze di pagamento, è strettamente necessario conservarle solo fino al termine del periodo in cui tali dichiarazioni possono essere oggetto di accertamento da parte dell’agenzia delle entrate e dei vari enti. Ovvero, generalmente, il quarto anno successivo a quello in cui la dichiarazione è stata inviata.
Invece, i documenti che non riguardano una attività, ma la vita come privati cittadini, è spesso possibile conservarli per meno tempo, anche 3 o 5 anni. Sul sito della Guardia di Finanza puoi scaricare gratuitamente un prospetto dei termini di conservazione dei documenti.
Per evitare di dover applicare criteri diversi per ciascuna tipologia di documento il mio consiglio è, se puoi, di utilizzare un criterio molto semplice, ovvero conservare tutti i documenti per 10 anni.
Fanno eccezione i documenti particolarmente rilevanti. Ti consiglio infatti di conservare, per sempre o, comunque, per periodi molto lunghi, documenti quali:
- atti di acquisto o vendita di immobili
- atti di concessione del mutuo o successive eventuali variazioni, da conservare almeno fino al termine del mutuo
- successioni e donazioni
- atti notarili relativi a società, studi associati o imprese familiari
