Gestire la contabilità della tua partita IVA è fondamentale per far funzionare la tua attività. E per farlo al meglio è importante dedicarci un po’ di tempo frequentemente, anche ogni giorno, in modo organizzato.
A cosa serve organizzare la contabilità della tua attività? Ad esempio, può aiutarti a:
- avere poche sorprese: monitorare i tuoi incassi e le tue spese nel tempo ti evita di scoprire troppo tardi che le cose non stanno andando come avevi previsto
- accantonare correttamente quello che dovrai pagare: se conosci incassi e costi puoi stimare imposte e contributi da pagare l’anno successivo
- avere le risorse per realizzare i tuoi progetti: una migliore gestione di entrate e uscite ti consente di investire nella tua attività
Parti facendo il budget della tua attività
Gestire la contabilità significa avere sempre piena consapevolezza delle situazione, e saper rispondere ad alcune domande fondamentali:
- che risorse ho a disposizione?
- quanti debiti devo ancora ripagare?
- quali investimenti ho in programma?
- sto raggiungendo gli obiettivi che mi ero posta all’inizio dell’anno?
Per avere questa consapevolezza, non è sempre sufficiente tenere la contabilità “a cose fatte”, perché senza una previsione, un budget, con cui fare un confronto, mancano i punti di riferimento per rispondere ad alcune domande.
Ad esempio: come fai, senza un termine di paragone, a capire se la tua attività sta andando bene o male, se stai fatturando abbastanza o se stai spendendo troppo? O ancora, come puoi decidere se fare o meno un certo investimento, se non hai stabilito a inizio anno un budget per quella tipologia di spesa?
Il mio consiglio è quindi di fare, come prima cosa, un budget dei mesi successivi. Ad esempio, a dicembre puoi preparare il budget dell’anno seguente.
Questo ti consente di fare il punto della situazione e mettere nero su bianco quanto prevedi che incasserai e quali costi dovrai sostenere. Ti consente anche di impostare un metodo per accantonare tasse e contributi che dovrai pagare l’anno successivo.
Se hai iniziato a tenere la contabilità senza fare un budget, poco male. Usa le informazioni che hai già raccolto come base per costruirne uno. Sarà sicuramente più preciso di un budget costruito solo con delle ipotesi.
Gestisci con costanza la tua contabilità
Ma non è sufficiente fare il budget una volta all’anno, devi aggiornare con costanza la tua contabilità, anche giorno per giorno. Tra poco di darò qualche consiglio sugli strumenti pratici da utilizzare per gestire la tua contabilità. La costanza però è più importante degli strumenti che scegli, per diversi motivi.
Innanzitutto, aggiornare la contabilità con costanza ti aiuta a non perderti dei pezzi. Tieni presente anche che più tempo aspetti, più documenti e informazioni dovrai registrare e ordinare, e quindi il lavoro diventerà più lungo e noioso. Se ti pesa tenere la tua contabilità, a maggior ragione fallo per 5 minuti al giorno, così da alleggerire il carico.
Inoltre, se tieni d’occhio la situazione puoi correggere il budget in corsa appena ti accorgi che hai fatto una previsione sbagliata, e non rischi di scoprire di non aver raggiunto i tuoi obiettivi alla fine dell’anno, quando ormai è troppo tardi.
Accorgerti degli errori di previsione che hai fatto è importantissimo, sia che questi errori siano dovuti a qualche lacuna in fase di pianificazione, sia che ci siano stati dei veri imprevisti. In entrambi i casi, correggere il budget ti aiuta a migliorare la sua precisione, e a fare meglio gli anni successivi. Il budget infatti è uno strumento che, per essere utilizzato in modo efficace, richiede un po’ di allenamento.
Qualche strumento pratico
Per gestire quotidianamente le risorse della tua attività puoi scegliere tra molti metodi e strumenti diversi. Ogni metodo ha pregi e difetti che dipendono dalle tue esigenze e preferenze.
Quaderno
Se la tecnologia e i numeri non sono il tuo pane quotidiano, e l’idea di utilizzare uno strumento virtuale ti spaventa un po’, ti consiglio di partire con la carta. Il primo anno, prendi un quaderno che ti ispiri e ti faccia venire voglia di aprirlo. Scrivici i tuoi progetti e le tue previsioni, e poi tieni traccia giorno per giorno (o, almeno, settimana per settimana) di tutte le entrate e le uscite.
Sono sicura che dopo un po’ di esperienza con i numeri della tua partita IVA avrai acquisito abbastanza sicurezza per passare, l’anno successivo, ad una versione digitale.
App
Esistono diverse app per gestire la contabilità, molte sono impostate per la contabilità familiare, ma alcune consentono anche di gestire una piccola attività.
Sono strumenti immediati da usare, che non richiedono una tua impostazione iniziale. Possono essere un primo passaggio “tecnologico” dopo la versione cartacea.
Software di fatturazione elettronica
Se già utilizzi un programma di fatturazione elettronica, puoi sfruttare le funzionalità aggiuntive che sono spesso incluse in questi software. Ad esempio, spesso puoi registrate incassi e pagamenti delle fatture elettroniche, aggiungere documenti cartacei e assegnare delle categoria di spesa alle fatture di acquisto.
File excel
Puoi creare un sistema per tenere traccia di entrate e uscite utilizzando un file excel. Un grande pregio di questo strumento è la sua flessibilità, perché puoi creare schemi semplici o complessi a seconda delle tue esigenze, completamente personalizzati.
Se vuoi uno spunto da cui partire puoi scaricare gratuitamente il mio modello di budget annuale. Trovi spazio sia per la pianificazione che per la registrazione di entrate e uscite effettive, e puoi anche stimare imposte e contributi che dovrai pagare l’anno successivo.
Ogni strumento ha quindi pregi e difetti, la scelta dipende da te. Ti consiglio quindi di fare delle prove, e correggere il tuo metodo in base a cosa funziona meglio per te.
