Come si fanno le fatture elettroniche?

come fare fatture elettroniche

Le fatture elettroniche esistono ormai da qualche anno, e la maggior parte delle partite IVA le fa da tempo con una routine ormai consolidata. Se però hai appena aperto la partita IVA, o sei in regime forfettario, potresti avere bisogno di un po’ di informazioni per districarti in questo strumento particolare.

In questo articolo trovi quindi un po’ di informazioni per capire meglio di cosa si tratta e come fare in pratica le tue prime fatture elettroniche.

Cos’è una fattura elettronica?

Iniziamo dal principio: una fattura elettronica non è semplicemente un file digitale, come un documento word, excel o pdf. Una fattura elettronica è un documento informatico compilato seguendo un tracciato ben preciso, e ha un formato specifico, chiamato XML.

Le fatture elettroniche non possono essere inviate direttamente via email o pec. Bisogna usare uno strumento apposito, un software o una piattaforma online, che invia i file al sistema di interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate.

Lo SDI è una sorta di server che riceve il file, lo controlla, e lo inoltra al cliente.

Quali software si possono utilizzare?

Per preparare e inviare le fatture elettroniche si può usare, in alternativa:

I software a pagamento, oltre a essere un po’ più pratici da utilizzare, offrono generalmente anche delle funzioni aggiuntive, come ad esempio una consultazione agevole delle fatture ricevute, la possibilità di indicare incassi e pagamenti, caricare manualmente altre spese ecc. Puoi quindi utilizzarli come una sorta di gestionale della tua attività, mentre la piattaforma gratuita dell’Agenzia delle Entrate è costruita principalmente per permetterti di adempiere all’obbligo di legge, ovvero semplicemente creare e trasmettere le fatture elettroniche.

Come si ricevono le fatture elettroniche?

Nelle fatture elettroniche c’è un campo apposta in cui indicare il canale (il codice univoco o codice SDI) su cui il destinatario riceve le fatture. Ci sono 3 alternative:

  • Piattaforma dell’Agenzia delle Entrate: con lo stesso portale da cui mandi le fatture, puoi anche visualizzare quelle che ricevi. In questo caso, puoi dare ai tuoi fornitori il codice SDI “0000000”.
  • Il software a pagamento che hai scelto: nella guida del software troverai indicato il codice specifico da dare ai tuoi fornitori. Il codice infatti non è univoco per singola partita IVA, ma è lo stesso per tutti gli utilizzatori di un determinato software.
  • Una casella pec: in alternativa al codice SDI puoi far indicare ai tuoi fornitori la tua casella pec. Riceverai direttamente lì i file XML, che potrai scaricare e visualizzare tramite uno dei programmi gratuiti che puoi trovare facilmente online.

Cosa puoi inviare ai tuoi clienti?

Sia con la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate, sia con i software a pagamento, puoi generare una versione della fattura in pdf, chiamata copia di cortesia, che puoi inviare via email ai tuoi clienti. Questo pdf non ha valore fiscale, ma può essere utile per:

  • informare i tuoi clienti che hai spedito la fattura elettronica, ad esempio per sollecitare il pagamento
  • dare una copia a clienti che non hanno la partita IVA, e non consultano quindi le proprio fatture elettroniche

E se sono in regime forfettario?

Anche se sei in regime forfettario, tutto quello che ti ho detto finora è valido al 100%. Rispetto alle altre partite IVA, le tue fatture avranno solo due particolarità.

La prima è che le tue prestazioni non saranno, naturalmente, soggette ad IVA. Quindi quando compili la fattura devi prestare attenzione ad indicare la aliquota 0% e il codice natura corretto. Il codice natura è un codice che indica la ragione (ovvero la normativa) in base alla quale la fattura non riporta l’IVA. Nel caso del regime forfettario, se le tue fatture sono emesse nei confronti di clienti italiani, dovrai indicare il codice natura N2.2.

La seconda particolarità è quella dell’imposta di bollo.

L’imposta di bollo

L’imposta di bollo va pagata per tutte le fatture di importo superiore a 77,47€, sulle quali non sia già stata applicata l’IVA.

Quindi, il bollo non si applica su tutte le fatture, ma solo su quelle che hanno importi:

  • esenti IVA: come le fatture di medici, esami clinici e in generale tutte le prestazioni sanitarie
  • fuori dal campo di applicazione dell’IVA: come ad esempio le fatture delle partite IVA in regime dei minimi o forfettario

L’imposta di bollo si paga tradizionalmente tramite una marca da bollo da 2€, da acquistare in tabaccheria e incollare direttamente sul documento.

Le marche da bollo riportano la data in cui sono state stampate, e vanno quindi acquistate preventivamente, dato che non possono avere una data successiva a quella della fattura.

Per le fatture elettroniche invece la procedura è molto più semplice. L’imposta di bollo si paga infatti a posteriori, ogni 3 mesi, con un unico pagamento cumulativo dell’imposta dovuta su tutte le fatture emesse in un trimestre.

Il pagamento si può fare con un modello F24, oppure dal portale dell’Agenzia delle Entrate, chiedendo direttamente l’addebito sul conto corrente.

PS: se sei miǝ cliente è ancora più semplice, perché la procedura per l’addebito la faccio io 😉

GIULIA RONCORONI

Sono Giulia Roncoroni e il mio lavoro è accompagnarti nel lancio e nello sviluppo della tua idea di business.
Il mio obiettivo è far sì che le preoccupazioni e le difficoltà della partita Iva abbiano il più piccolo impatto possibile sulla tua quotidianità.
Così che tu possa usare il tuo tempo e le tue energie per sviluppare le tue idee e le tue creazioni, fare felici i tuoi clienti e, perché no, vivere la tua vita!